vědecká činnost muzeí a galerií vyžaduje publikace velmi specializované, málo dostupné na běžném trhu
výměna je vhodným způsobem rozšiřování vlastních publikací!
výhody oproti nákupu (u zahraničních publikací):

- odpadají starosti s bankovními poplatky, platby zprostředkovatelům

- dodávání je plynulé i v případě, že máme „skluz v placení“ – tj. prodlevu v zasílání či vydávání našich publikací (výměnný partner je většinou tolerantní)

nejen mezinárodní výměna, ale i domácí výměna má svůj velký význam – malé organizace (vědecké společnosti, apod.), které vydávají velmi odborné publikace, nejsou často schopné postarat se o prodej svých titulů

I za časopis zdánlivě nepatrného významu můžeme získat hodnotný zahraniční či domácí titul periodika!

2. Terminologie

2.1 Základní terminologie

doplňování knihovního fondu
„Zjišťování, vybírání a získávání dokumentů do fondu knihovny s ohledem na funkce, zaměření a poslání knihovny, obsahovou strukturu jejího fondu (profil knihovního fondu) a potřeby jejích uživatelů. K získávání fyzických dokumentů do fondu knihovny dochází čtyřmi způsoby: povinný výtisk, nákup, dar, výměna.“
výměna publikací
„Doplňování knihovního fondu formou dohody mezi knihovnami o vzájemném bezplatném dodávání publikací obdobné hodnoty. Rozlišuje se domácí výměna (knihovny sídlící na území jednoho státu) a mezinárodní výměna publikací (knihovny z různých států).“
výměnný výtisk
„Výtisk dokumentu určený k meziknihovní výměně za dokument obdobné hodnoty.

Citováno z terminologické databáze:

KTD - Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV), která obsahuje výklady termínů, ekvivalenty, anglické výrazy, příbuzné termíny a též normativní výklady.

Normy:

ČSN ISO 5127 (01 0162) Informace a dokumentace - Slovník / [zpracovatel Kateřina Čadilová]. -- Praha : Český normalizační institut, 2003. -- 159 s. ; 34 cm
ČSN ISO 9230 (01 0178) Informace a dokumentace - Určování cenových indexů pro knihy a časopisy nakupované do knihoven. -- 1998. -- 13 s.

2.2 Další používané výrazy:

Druhy výměny podle převažujícího druhu vyměňovaných publikací:

pravidelná výměna
je založena na pravidelném zasílání periodik formou hromadné expedice
nepravidelná výměna
výměna monografií, katalogů, …
výměna zvláštní
výměna publikací určitého obsahu dle dohody – např. jen botanická čísla našeho periodika apod.

Základem efektivní výměny by vždy měly být pravidelné výměny; nepravidelné a zvláštní výměny by měly tvořit jen malý, doplňující podíl – jde o pracný způsob.

Druhy zásilek:

zásilky hromadné
někdy též název „hromadná expedice“ - najednou rozešleme určitá čísla periodika nebo určitý titul monografie na větší počet adres
zásilky individuální
publikace zasílané výběrově na malý počet adres nebo jednotlivým partnerům na vyžádání

Druhy korespondence:

dohoda o výměně
vzniká výměnou úvodních dopisů, většinou není nutná oficiální forma
urgence
bývá zdvořilejší a jemnější než u koupě obr. 01
nabídkové seznamy
nabídky duplikátů, neprofilové literatury, případně nových vlastních vydaných publikací obr. 02
žádost o určitou publikaci
na základě výměnných kontaktů lze požádat partnera o publikaci, která není běžně
nabízena výměnou – dražší katalog nebo monografie vydaná jeho institucí nebo v jeho zemi; v žádosti většinou nabízíme protihodnotou naše monografie
potvrzení příjmu
běžně stačí potvrzení příjmu e-mailem nebo nebo na kartičce („návratka“), kterou odesílatel přiložil k zásilce obr. 03
průvodní list k zásilce
uvádí údaje o obsahu zásilky nebo o odesílateli
- průvodní dopis obr. 04
- návratka obr. 05
- ozdobná kartička - navštívenka odesílatele obr. 06
poděkování za cennou publikaci
při získání velmi cenné publikace je vhodné poděkovat dopisem obdobně jako u daru
běžné dopisy o změnách
oznámení změn (adresy, vydávání periodických titulů, …), zrušení odběru určitého titulu, žádost o rozšíření výměny
ukončení výměny
zdůvodnění (změna profilu, organizační změny, finanční důvody, zánik periodika) a poděkování za spolupráci

Typ vyváženosti výměny:

finanční
některé instituce nesledují pouze celkovou výhodnost výměny, ale i jednotlivou, tj. důsledně vyžadují, aby dostávali přesný ekvivalent; vedou si záznamy o přesném stavu vyváženosti výměny – jestliže je jejich výměnný partner ve výhodě, nabídnou mu na výběr monografie své instituce. Vzhledem k oficiálním kursům a nízkým cenám publikací v socialistických zemích se dříve (do r. 1989) používal:tzv. směnný kurs – uměle stanovený kurs byl nižší než oficiální a používal se zejména v případech, kdy cizí instituce (např. Britská knihovna) musela dokazovat finanční vyváženost výměny.
„titul za titul“
instituce si v tomto případě vyměňují stejný počet titulů bez ohledu na jejich tržní
hodnotu.

Typ publikací na výměnu:

vlastní publikace
produkce vlastní instituce - nejčastěji periodika, dále řady monografií, monografie, katalogy výstav, katalogy sbírek
duplikáty
duplikátní či neprofilová literatura – většinou dary či publikace vyřazené z fondu
kupované publikace

Základ fondu výměny by měly tvořit především publikace vlastní, daleko menší podíl duplikáty a nejmenší (spíše výjimečně) publikace kupované.

Typy evidencí:

karta výměnného partnera
obsahuje záznamy týkající se jednoho partnera: jeho adresa, pravidelně posílané tituly a konkrétní údaje o publikacích odeslaných a dodaných; pro zjednodušení se používá tohoto označení, třebaže může jít i o záznamy v elektronické podobě
archiv korespondence
pro každého partnera je zde složka s jeho veškerou korespondencí - vhodné je řazení dle měst
adresář výměnných partnerů
kromě adresy je zde uveden výčet pravidelně posílaných titulů – tím výborně slouží k hromadné expedici publikací (tisk adresních štítků);forma - např. databáze ACCESS, která umožňuje snadné udržování aktuálního stavu adresáře
evidence fondu výměny
soubor záznamů (např. na papírových kartách) pro každé jednotlivé číslo periodika nebo titulu monografie s údaji o příjmech a výdejích; hromadné expedice se uvádějí pouze výčtem odeslaných kusů, individuální expedice obsahují i adresu příjemce

3. Technika výměny

3.1 Zahájení výměny

a) první kroky:

výběr nového partnera
buď jeho nabídka nebo náš návrh….
písemné ujednání
za jakých podmínek si budou instituce vyměňovat publikace (jmenovitě: které tituly)
výběr vyváženosti výměny
titul za titul nebo finanční

b) založení nové výměny:

vytvoření „karty výměnného partnera“ obr. 07
buď v klasické podobě (papírové karty - nejlépe řazené dle měst) nebo v elektronické podobě s těmito údaji:
- adresa
- tituly pravidelně posílané
- tituly pravidelně docházející
- údaje o odeslaných zásilkách m(máme-li větší počet výměnných partnerů, pak tento údaj zapíšeme, až po příchodu návratky)
- údaje o přijatých zásilkách – zapisujeme ihned po dodání
- poznámky: o změně adresy, urgenci, ….
zařazení do adresáře – nejlépe např. v programu „ACCESS“

Samozřejmě je možné uspořádat tyto záznamy různým způsobem - dle schopností knihovníka a velikosti agendy.

3.2 Udržování výměny

Dobře zorganizovaná výměna rovná se efektivní výměna. Zde je několik osvědčených postupů:

3.2.1 Expedice výměny

Hromadná x individuální výměna

Nejjednodušší je pravidelné posílání vlastních periodik hromadnou expedicí - tj. určitý titul posíláme na větší počet adres. Tento způsob by měl tvořit základ výměny a naopak další druhy (individuální, zvláštní) by měly mít na výměně menší podíl. Přes veškerou výhodnost výměny je třeba mít na paměti určitou pracnost. Ta se sníží, používáme-li převážně hromadných expedic.
Individuální požadavky – dodávání nikoliv celého titulu periodika, ale pouze čísla s určitým tematickým obsahem, dále nákup periodika jiného vydavatele či knih, které nemáme ve svém fondu výměny, apod. – je třeba omezit na minimum. Takto můžeme vyhovět jen několika institucím, např. na základě velmi dobré spolupráce. Není nezdvořilost se omluvit a předat pouze kontakt na vydavatele nebo distributora.
Na vyvážení výměny používáme nabídkové seznamy - seznamy literatury, kterou máme k dispozici pro výměnu jen v malém počtu - monografie, duplikáty, …

Expedice výměny

Většinu publikací tedy posíláme hromadně a kumulovaně, tj.:

- nová čísla našeho periodika zasíláme všem partnerům, kteří byli zařazeni do adresáře pro tento titul
- z úsporných důvodů neposíláme jednotlivá čísla, ale vždy více čísel z ročníku tak, abychom využili váhový limit a co nejvíce ušetřili za poštovné

Nejpodrobnější a nejaktuálnější informace o podmínkách doručování zásilek prostřednictvím běžné pošty nalezneme na stránkách České pošty.

Nám se osvědčilo z hlediska co nejmenší pracnosti a finanční náročnosti posílat:

-   zásilky do 2 kg (těch je většina) jako tzv. „obyčejné zásilky“:
-   běžně stačí zásilku opatřit adresou příjemce, odesílatele a razítkem vyjadřujícím   obsah – např. „International Exchange of Publications“
-   není třeba vyplňovat žádnou průvodku jako u balíku
- zásilky nad 2 kg jako „obyčejný tiskovinový pytel“ (M-Bag), příp. balík
- způsob volíme dle země a tarifu.
- letecky jen po Evropě
- ekonomicky (pozemní dopravou) do mimoevropských zemí
- vždy v protinárazových obálkách

Některé instituce mají možnost si zaplatit hromadnou expedici např. u vydavatele.

3.2.2 Příjem zásilek

Většinou je bezproblémový - zásilky jsou dodány na adresu naší instituce nebo P.O.Box dle našeho požadavku.
Můžeme však také obdržet oznámení z celní pošty: tj. zásilka není dodána běžnou poštou, ale je zadržena na celní poště, a my obdržíme oznámení, že je třeba zásilku celně odbavit.
Clo ani DPH se neplatí vzhledem k tomu, že jde o bezúplatný dovoz, avšak je nutné podat čestné prohlášení, že jde o bezúplatný dovoz a požádat o propuštění do volného oběhu na základě NR 1186/2009, článek 43 a o osvobození od DPH na základě zákona 235/2004 Sb., § 71, odst. (3), písmeno c).

3.2.3 Evidence došlých zásilek

Jde o prvotní evidenci:

monografie, sborníky, ročenky, katalogy:
zaznamenáme přímo do „karty výměnného partnera“

periodika:
klasická periodika evidujeme nejprve v průběžné pomocné evidenci, celé ročníky pak dodatečně zaznamenáme do karty výměny např. před předáním do katalogizace

Po prvotním zaevidování a příp. zkompletování ročníků periodik vstupují publikace do procesu zpracování stejně jako koupě, povinné výtisky a dary.
Není nutné vést zvláštní přírůstkovou knihu pro publikace získané výměnou.

3.2.4 Urgence nedodaných periodik

Stejně jako u kupovaných periodik reklamujeme chybějící čísla – jen poněkud jemněji.

3.2.5 Revize výměnných spojů

V určitých intervalech (např. 5 let), ale také průběžně - sledujeme, zda výměna vůbec ještě existuje, zda partner posílá publikace, zda není výměna příliš nevyvážená.
Je-li třeba, rozešleme dotazníky o výměně. Není-li žádná odezva, pak přeřadíme tyto partnery do kartotéky zrušených výměn a vyřadíme jejich adresu z adresáře.

Pokud je náš partner po určitou dobu v nepříznivé situaci (útlum ediční činnosti, nedostatek finančních prostředků na poštovné), ale zároveň projevuje velký zájem o naše publikace, doporučuji projevit trpělivost, výměnu nerušit a vyčkat, zda se situace zlepší.

3.3 Ukončení výměny

Nastává v případě, že jedna či druhá strana již nemá o vyměňovaný titul zájem, nebo nemá žádné publikace na výměnu (titul přestal vycházet), apod.

Je dobře si uvědomit, že nitky vztahů se snadno zpřetrhají, ale již hůře navazují. Každé ukončení je třeba důkladně zvážit, brát v úvahu okolnosti partnera a nerozhodovat se unáhleně.

4. Závěr

Tento text si nečiní nárok na úplné vyčerpání tématu: obsahuje jen stručný přehled a doporučení vyplývající ze zkušenosti – ta jsou však zároveň v souladu se zákonem a příslušnými normami.

Na doplnění několik dodatků:

HISTORIE

Mezinárodní výměna publikací je jednak významným zdrojem získávání zahraniční odborné literatury, zejména té, která bývá těžko dostupná, zároveň je i vhodným způsobem rozšiřování literatury vydávané vědeckými institucemi - tedy prezentací jejich výsledků.

Historický vývoj výměny publikací souvisel vždy se společenským vývojem, s rozvojem vědy a vědeckých institucí: univerzit, akademií, učených společností, muzeí aj.

K běžnému používání tohoto akvizičního zdroje dochází koncem 18. stol. a dále v 19. stol., kdy již vzniká první mezinárodní dohoda o výměně publikací - Bruselská úmluva 1886.

Ve 20. stol. následují mezistátní dohody a další mezinárodní úmluvy (UNESCO - Paříž 1958 – náš stát k této úmluvě přistoupil v r. 1964). Další rozvoj výměny - především po 2. světové válce - je podporován zejména organizacemi UNESCO a IFLA, v jednotlivých státech se zakládají národní ústředí výměny. Významným výsledkem jejich práce jsou nejen metodické pokyny pro účastníky výměny, ale i ryze praktická doporučení pro státní a mezinárodní instituce týkající se poštovních sazeb a cel.

Předmětem výměny byly vždy mimotržní vědecké publikace a tzv. oficiální publikace, dále duplikáty a neprofilová literatura, dnes již též tržní tituly.

LITERATURA

Přehled odborné literatury lze snadno najít - viz např. KKL – Databáze knihovnické literatury NK ČR.

IFLA uskutečnila v minulosti čtyři vydání své publikace
„The Handbook on International Exchange of Publications“ (1950,1956, 1964, 1978) nejnověji páté vydání v nakladatelství SAUR v roce 2006.

PŘIPOMENUTÍ POSLEDNÍ

Nezapomínejme, že výměna publikací nepřináší jen další nové tituly do knihovního fondu, ale dává vzniknout i novým přátelstvím mezi knihovnami a knihovníky.

5. PŘÍLOHY

Cílem příloh je především pomoci knihovnám při výběru výměnného partnera a umožnit získat představu, jaké tituly lze získat výměnou.

PŘÍLOHA 5.1 Seznam institucí, se kterými si Knihovna Národního muzea vyměňuje publikace (.xls, 201KB)

PŘÍLOHA 5.1.1 Informace k seznamu institucí

PŘÍLOHA 5.2 Seznam periodik a knižních kontinuací, které Knihovna Národního muzea získává výměnou (.xls, 159KB)

PŘÍLOHA 5.3 Korespondence (.doc, 31KB)